Verwerkersovereenkomst

Artikel 1. Partijen en toepasselijkheid

Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle klanten (hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”) die gebruikmaken van de diensten van:

BtwBuddy, gevestigd te [plaats], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer], hierna te noemen: “Verwerker”.

Deze overeenkomst is onderdeel van de samenwerking tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker op grond van de Overeenkomst van Opdracht (zoals vastgelegd in de Algemene Voorwaarden van BtwBuddy).

Door gebruik te maken van de diensten van BtwBuddy gaat Verwerkingsverantwoordelijke akkoord met deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 2. Doel en duur van de verwerking

  1. Verwerker verwerkt persoonsgegevens namens Verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend voor het uitvoeren van administratieve, boekhoudkundige en fiscale diensten, zoals:

    • het verwerken van financiële administratie;

    • het indienen van btw-aangiften en inkomstenbelastingaangiften;

    • het opstellen van rapportages en jaaroverzichten;

    • communicatie met de Belastingdienst en andere instanties voor zover noodzakelijk.

  2. Deze overeenkomst geldt zolang Verwerker persoonsgegevens verwerkt namens Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de overeengekomen diensten.

Artikel 3. Soorten persoonsgegevens

Afhankelijk van de aard van de dienstverlening kan Verwerker de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Naam, adres, woonplaats (NAW-gegevens)

  • Geboortedatum

  • Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres)

  • Burgerservicenummer (BSN)

  • Bankrekeningnummer(s)

  • Factuur- en betalingsgegevens

  • Financiële en fiscale gegevens (zoals inkomsten, uitgaven, klanten, leveranciers)

  • Kopieën van identiteitsbewijzen (indien wettelijk vereist)

Verwerker verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is voor fiscale doeleinden.

Artikel 4. Rechten en verantwoordelijkheden

  1. Verwerkingsverantwoordelijke blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens en het verstrekken van die gegevens aan Verwerker.

  2. Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke en volgens diens schriftelijke of digitale instructies.

  3. Verwerker zal persoonsgegevens nooit gebruiken voor eigen doeleinden of aan derden verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Artikel 5. Beveiliging

Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten onder andere:

  • beveiligde verbindingen (SSL) bij gegevensoverdracht;

  • sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie;

  • beperkte toegang op basis van autorisatie;

  • versleutelde back-ups en veilige opslag;

  • up-to-date beveiligingssoftware.

Verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor veilige aanlevering van gegevens en wachtwoorden (bijv. via beveiligde upload of portaal).

Artikel 6. Subverwerkers

  1. Verwerker maakt gebruik van derden (“subverwerkers”) die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de diensten, waaronder:

    • E-boekhouden.nl (boekhoudsoftware)

    • Microsoft / Outlook (e-mailcommunicatie)

    • Google Workspace (cloudopslag en documentbeheer)

    • Belastingdienst (digitale aangiften en communicatie)

  2. Deze subverwerkers handelen uitsluitend in opdracht van Verwerker en zijn gebonden aan vergelijkbare privacy- en beveiligingsverplichtingen.

  3. Verwerker blijft verantwoordelijk voor naleving van deze verplichtingen door subverwerkers.

Artikel 7. Datalekken

  1. Een datalek is iedere inbreuk op de beveiliging die leidt tot verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.

  2. Verwerker meldt een datalek onverwijld, uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan Verwerkingsverantwoordelijke. De melding bevat:

    • aard van het lek,

    • getroffen gegevens,

    • mogelijke gevolgen,

    • genomen maatregelen.

  3. Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen noodzakelijk is.

  4. Verwerker verleent volledige medewerking bij onderzoek en schadebeperking.

Artikel 8. Rechten van betrokkenen

  1. Indien een betrokkene (zoals klant of leverancier van Verwerkingsverantwoordelijke) een verzoek indient bij Verwerker, zal Verwerker dit verzoek doorsturen naar Verwerkingsverantwoordelijke.

  2. Verwerker handelt nooit zelfstandig verzoeken van betrokkenen af.

Artikel 9. Bewaartermijn en verwijdering

  1. Verwerker bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering van de diensten of zolang wettelijk verplicht (bijv. fiscale bewaartermijn van 7 jaar).

  2. Na beëindiging van de samenwerking verwijdert of retourneert Verwerker alle persoonsgegevens binnen 30 dagen, tenzij anders wettelijk vereist.

Artikel 10. Geheimhouding

  1. Verwerker houdt alle persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie strikt geheim.

  2. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook gelden na beëindiging van de samenwerking.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

  1. De aansprakelijkheid van Verwerker in verband met deze Verwerkersovereenkomst is beperkt tot hetgeen bepaald is in de Algemene Voorwaarden van BtwBuddy.

  2. Verwerker is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het niet naleven van de AVG door Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 12. Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

  2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Verwerker is gevestigd.