Algemene voorwaarden

Artikel 1. Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

  1. BtwBuddy: de eenmanszaak/onderneming handelend onder de naam “BtwBuddy”, gevestigd te Bussum, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98021958, die diensten verleent op het gebied van administratie, boekhouding en aanverwante werkzaamheden.

  2. Opdrachtnemer: BtwBuddy.

  3. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon die handelt als zzp’er of de eenmanszaak die met BtwBuddy een Overeenkomst sluit voor het verrichten van Werkzaamheden.

  4. Overeenkomst / Opdracht: iedere overeenkomst van opdracht tussen Opdrachtgever en BtwBuddy met betrekking tot de uitvoering van Werkzaamheden, inclusief deze Algemene Voorwaarden.

  5. Werkzaamheden: alle door BtwBuddy te verrichten diensten, waaronder (maar niet beperkt tot): het inboeken van administratie, btw-aangiften, opstellen van rapportages, basisjaaroverzichten, verwerken van aangeleverde gegevens, communicatie met de Belastingdienst voor zover overeengekomen, en alle andere werkzaamheden die tussen partijen schriftelijk of elektronisch zijn vastgelegd.

  6. Bescheiden: alle gegevens en documenten in welke vorm dan ook, die door of namens Opdrachtgever aan BtwBuddy worden verstrekt of door BtwBuddy in het kader van de Opdracht worden vervaardigd, waaronder maar niet beperkt tot administratieve gegevens, facturen, bankmutaties, contracten en correspondentie.

  7. Schriftelijk: ook elektronische communicatie (zoals e-mail, klantportaal, ondertekenen via digitale omgeving), mits de herkomst voldoende vaststaat.

 

Artikel 2. Toepasselijkheid

  1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, Opdrachten, Overeenkomsten en overige rechtsverhoudingen tussen BtwBuddy en Opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

  2. Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk door BtwBuddy zijn bevestigd.

  3. Algemene voorwaarden van Opdrachtgever zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

  4. Deze Algemene Voorwaarden gelden tevens voor aanvullende, gewijzigde en vervolgopdrachten.

 

Artikel 3. Totstandkoming van de Overeenkomst

  1. De Overeenkomst komt tot stand zodra:

    • Opdrachtgever een door BtwBuddy uitgebrachte offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk/elektronisch heeft geaccepteerd; of

    • Opdrachtgever feitelijk gebruikmaakt van de diensten van BtwBuddy en BtwBuddy deze werkzaamheden aanvaardt.

  2. BtwBuddy is gerechtigd om een Opdracht zonder opgave van redenen te weigeren, bijvoorbeeld bij onvoldoende capaciteit, onduidelijke of onrechtmatige situatie of betalingsrisico.

 

Artikel 4. Verplichtingen van de Opdrachtgever

  1. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig, volledig en juist aanleveren van alle Bescheiden die BtwBuddy nodig acht voor een correcte uitvoering van de Werkzaamheden.

  2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van alle aangeleverde gegevens, ook indien deze afkomstig zijn van derden.

  3. Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle Bescheiden worden aangeleverd volgens de door BtwBuddy aangegeven werkwijze (bijvoorbeeld via portaal, e-mail, upload of boekhoudpakket).

  4. Eventuele gevolgen van te late, onjuiste of onvolledige aanlevering – zoals boetes, rente of naheffingen van de Belastingdienst – komen volledig voor rekening en risico van Opdrachtgever.

  5. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor:

    • het tijdig betalen van belastingen en andere verplichtingen;

    • het controleren van definitieve aangiften, rapportages of overzichten die door BtwBuddy worden verstrekt.

  6. Opdrachtgever vrijwaart BtwBuddy voor aanspraken van derden en schade die (direct of indirect) voortvloeit uit het door Opdrachtgever aanleveren van onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde gegevens.

 

Artikel 5. Uitvoering van de Opdracht

  1. BtwBuddy zal de Werkzaamheden naar beste kunnen en met de zorg van een zorgvuldig handelend administratiekantoor uitvoeren, met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving.

  2. BtwBuddy bepaalt de wijze waarop en door wie de Werkzaamheden worden uitgevoerd.

  3. BtwBuddy mag, indien nodig, derden inschakelen bij de uitvoering van de Werkzaamheden. BtwBuddy zal daarbij de nodige zorgvuldigheid betrachten.

  4. De Werkzaamheden van BtwBuddy omvatten geen wettelijke controle in de zin van de Wet op het accountantsberoep en leveren geen accountantsverklaring op.

 

Artikel 6. Gegevensbescherming & Verwerkersovereenkomst

  1. BtwBuddy verwerkt persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Opdracht conform de geldende privacywetgeving (waaronder de AVG).

  2. Voor zover BtwBuddy optreedt als verwerker in de zin van de AVG, wordt dit vastgelegd in een aparte Verwerkersovereenkomst tussen partijen. Deze maakt integraal onderdeel uit van de samenwerking.

  3. BtwBuddy neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie te beveiligen.

  4. BtwBuddy kan op grond van wet- en regelgeving verplicht zijn bepaalde gegevens aan bevoegde instanties te verstrekken (zoals Belastingdienst of opsporingsinstanties). Opdrachtgever stemt hiermee in en kan BtwBuddy hiervoor niet aansprakelijk stellen.

 

Artikel 7. Intellectuele Eigendom

  1. Alle rechten van intellectuele eigendom op door BtwBuddy ontwikkelde of gebruikte materialen, zoals templates, werkwijzen, rapportages, modellen, handleidingen en digitale omgevingen, berusten uitsluitend bij BtwBuddy.

  2. Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend het recht deze materialen te gebruiken voor eigen interne bedrijfsvoering. Het is Opdrachtgever niet toegestaan deze materialen te verveelvoudigen, openbaar te maken of aan derden ter beschikking te stellen, tenzij BtwBuddy hiervoor vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven.

 

Artikel 8. Overmacht

  1. Van overmacht is sprake indien BtwBuddy haar verplichtingen geheel of gedeeltelijk niet kan nakomen door omstandigheden die haar niet kunnen worden toegerekend, zoals storingen in (online) systemen, uitval van internet, ziekte, brand, overheidsmaatregelen, stakingen bij derden, etc.

  2. Tijdens de periode van overmacht worden de verplichtingen van BtwBuddy opgeschort. Indien de periode van overmacht langer duurt dan 60 dagen, zijn beide partijen gerechtigd de Overeenkomst schriftelijk te beëindigen zonder gehoudenheid tot schadevergoeding.

  3. Indien BtwBuddy bij intreden van overmacht al gedeeltelijk werkzaamheden heeft verricht, is zij gerechtigd deze afzonderlijk te factureren.

 

Artikel 9. Honorarium en tarieven

  1. Tenzij anders overeengekomen, werkt BtwBuddy op basis van:

    • een vaste maandelijkse of periodieke vergoeding; of

    • een vaste prijs per dienst; of

    • een uurtarief, zoals vermeld in de offerte of opdrachtbevestiging.

  2. Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

  3. BtwBuddy is gerechtigd haar tarieven jaarlijks aan te passen. Bij substantiële verhoging zal BtwBuddy Opdrachtgever hiervan tijdig informeren. Indien Opdrachtgever het niet eens is met de verhoging, heeft Opdrachtgever het recht de Overeenkomst schriftelijk op te zeggen met ingang van de datum waarop de wijziging ingaat.

  4. Eventuele extra werkzaamheden buiten het afgesproken pakket (bijvoorbeeld achterstanden wegwerken, correcties, fiscale adviesvragen, complexe dossiers) kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.

 

Artikel 10. Betaling

  1. Facturen van BtwBuddy dienen door Opdrachtgever te worden voldaan binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

  2. Betaling geschiedt zonder korting, opschorting of verrekening.

  3. BtwBuddy kan gebruikmaken van (of verzoeken tot) SEPA automatische incasso. Opdrachtgever verleent hiervoor, indien van toepassing, schriftelijk of digitaal een machtiging.

  4. Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is:

    • wettelijke (handels)rente verschuldigd; en

    • BtwBuddy gerechtigd alle redelijke (buiten)gerechtelijke incassokosten in rekening te brengen.

  5. Bij uitblijven van (tijdige) betaling is BtwBuddy gerechtigd haar Werkzaamheden op te schorten of te beëindigen, na voorafgaande melding, onverminderd het recht op betaling van openstaande bedragen.

 

Artikel 11. Termijnen

  1. Tenzij expliciet schriftelijk als “fatale termijn” aangeduid, zijn opgegeven termijnen voor uitvoering van Werkzaamheden indicatief.

  2. Termijnen zijn mede afhankelijk van het tijdig, volledig en juist aanleveren van Bescheiden door Opdrachtgever.

  3. Indien aanlevering uitblijft of te laat is, kan BtwBuddy niet aansprakelijk worden gehouden voor het niet halen van aangiftedata of andere deadlines.

 

Artikel 12. Aansprakelijkheid

  1. BtwBuddy is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van:

    • door Opdrachtgever onjuist, onvolledig of te laat aangeleverde informatie;

    • het niet naleven door Opdrachtgever van wettelijke verplichtingen;

    • beslissingen die Opdrachtgever neemt op basis van (tussentijdse) cijfers zonder overleg of controle.

  2. BtwBuddy is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, gevolgschade en boetes van de Belastingdienst die (in direct verband) staan met handelen of nalaten van Opdrachtgever.

  3. Indien BtwBuddy toch aansprakelijk is, is die aansprakelijkheid beperkt tot maximaal:

    • het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekeraar van BtwBuddy wordt uitgekeerd; of, indien geen uitkering plaatsvindt,

    • het bedrag gelijk aan de vergoeding voor de betreffende Opdracht over de laatste 12 maanden, met een absoluut maximum van € 2.000,- per gebeurtenis of reeks van samenhangende gebeurtenissen.

  4. De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van BtwBuddy.

  5. Opdrachtgever is gehouden schade zoveel mogelijk te beperken en BtwBuddy in staat te stellen eventuele fouten te herstellen.

 

Artikel 13. Opschorting en retentierecht

  1. BtwBuddy is gerechtigd de uitvoering van Werkzaamheden op te schorten indien:

    • Opdrachtgever betalingsverplichtingen niet (tijdig) nakomt; of

    • Opdrachtgever de benodigde gegevens niet (tijdig) verstrekt.

  2. BtwBuddy is gerechtigd de afgifte van stukken of gegevens aan Opdrachtgever op te schorten totdat alle opeisbare vorderingen van BtwBuddy zijn voldaan, met uitzondering van originele Bescheiden van Opdrachtgever.

 

Artikel 14. Beëindiging van de Overeenkomst

  1. Beide partijen kunnen de Overeenkomst te allen tijde schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één (1) maand, tenzij in de opdrachtbevestiging anders is vermeld.

  2. Zowel BtwBuddy als Opdrachtgever kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien:

    • de andere partij in verzuim is en herstel uitblijft;

    • sprake is van (vermoeden van) fraude, onrechtmatig handelen of andere zwaarwegende redenen;

    • Opdrachtgever failliet wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of zijn onderneming staakt.

  3. Bij beëindiging behoudt BtwBuddy recht op betaling van:

    • de tot dan toe verrichte werkzaamheden; en

    • eventuele kosten die verband houden met de afronding en overdracht van het dossier.

  4. Na beëindiging zal BtwBuddy, na volledige betaling, medewerking verlenen aan overdracht van relevante stukken aan een opvolgend dienstverlener.

 

Artikel 15. Bewaartermijn & Elektronische communicatie

  1. BtwBuddy kan Bescheiden digitaal bewaren. Originele stukken van Opdrachtgever worden op verzoek geretourneerd.

  2. BtwBuddy hanteert redelijke bewaartermijnen conform wettelijke verplichtingen, maar is niet verplicht Bescheiden langer te bewaren dan wettelijk vereist.

  3. Communicatie per e-mail, klantportaal en andere digitale middelen wordt geacht rechtsgeldig te zijn. BtwBuddy is niet aansprakelijk voor schade door storingen, vertraging, onderschepping of onjuiste bezorging van digitale communicatie, tenzij sprake is van opzet of grove schuld.

 

Artikel 16. Geheimhouding

  1. BtwBuddy zal alle vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever geheimhouden, behoudens wettelijke verplichtingen tot openbaarmaking of toestemming van Opdrachtgever.

  2. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor door BtwBuddy ingeschakelde derden.

 

Artikel 17. Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op alle rechtsverhoudingen tussen BtwBuddy en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

  2. Geschillen zullen bij voorkeur eerst in onderling overleg worden opgelost.

  3. Indien geen oplossing wordt gevonden, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar BtwBuddy is gevestigd.

 

Artikel 18. Nietigheid / Aanpassing bepalingen

  1. Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig, ongeldig of onafdwingbaar blijkt, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet.

  2. De betreffende bepaling zal worden vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van partijen en juridisch wel geldig is.