1. Wie wij zijn

BtwBuddy is een administratiekantoor dat boekhoudkundige diensten verleent aan zzp’ers en eenmanszaken.
Wij verwerken persoonsgegevens om onze diensten goed uit te voeren en zorgvuldig te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Bedrijfsgegevens:
BtwBuddy
KvK: 98021958
BTW: NL005304378B94
E-mail: info@btwbuddy.com
Website: www.btwbuddy.nl

BtwBuddy is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om onze administratieve en boekhoudkundige diensten uit te voeren.

Dit zijn onder andere:

1. Naam, adres, woonplaats (NAW-gegevens)
2. Geboortedatum
3. Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres)
4. Bedrijfsgegevens (handelsnaam, KvK-nummer, btw-nummer)
5. Bankrekeningnummer(s)
6. Facturen, bonnen en financiële gegevens
7. Belastinginformatie en aangiftegegevens
8. Kopie identiteitsbewijs (indien wettelijk vereist, bijvoorbeeld bij Wwft-identificatie)
9. Inloggegevens of klantnummers (indien relevant voor toegang tot systemen)

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens of religie), tenzij dit wettelijk verplicht is.

 

3. Doeleinden van de verwerking

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

1. Uitvoering van onze diensten
2. verwerken van administratie, facturen en btw-aangiften
3. opstellen van jaarrekeningen en rapportages
4. communicatie met de Belastingdienst en andere instanties
5. Wettelijke verplichtingen
6. naleving van fiscale wet- en regelgeving (zoals bewaarplicht van 7 jaar)
7. identificatieplicht (bijv. Wwft)
8. Communicatie en klantbeheer
9. beantwoorden van vragen en verstrekken van offertes
10. versturen van updates of serviceberichten
11. Verbetering van onze dienstverlening
12. evaluatie van klanttevredenheid
13. verbeteren van interne processen en beveiliging

Wij verwerken geen persoonsgegevens voor marketingdoeleinden of profilering.

 

4. Grondslagen van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 AVG:

1. Uitvoering van een overeenkomst: om onze diensten aan jou te kunnen leveren.
2. Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld het bijhouden van administratie voor de Belastingdienst.
3. Gerechtvaardigd belang: voor interne administratie, communicatie of beveiliging.
4. Toestemming: alleen wanneer dit uitdrukkelijk gevraagd en gegeven is (bijv. bij gebruik van foto’s of reviews).

 

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of zolang de wet dit verplicht stelt.
Concreet:

1. Administratieve en fiscale gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
2. Communicatie- en klantgegevens: tot 2 jaar na beëindiging van de samenwerking.
3. E-mails of documenten met persoonsgegevens: maximaal 2 jaar, tenzij wettelijk anders vereist.

Na afloop van deze termijnen worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

 

6. Delen van gegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wettelijk verplicht is.

Wij delen gegevens met:

1. E-boekhouden.nl – voor administratie en boekhouding
2. Belastingdienst – voor aangiften en correspondentie
3. Microsoft / Outlook – voor e-mailcommunicatie
4. Eventuele onderaannemers – alleen indien strikt noodzakelijk en onder geheimhoudingsplicht

Met alle partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten.
Zo zorgen wij ervoor dat jouw gegevens veilig blijven en alleen worden gebruikt waarvoor ze bedoeld zijn.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij dat land een passend beschermingsniveau biedt volgens de AVG.

 

7. Beveiliging van persoonsgegevens

BtwBuddy neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang.
Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:

1. versleutelde verbindingen (SSL)
2. tweefactorauthenticatie
3. beperkte toegang tot systemen op basis van rol en functie
4. sterke wachtwoorden en beveiligingsbeleid
5. automatische back-ups en veilige cloudopslag
6. regelmatige software-updates en beveiligingscontroles

 

8. Jouw rechten

Je hebt volgens de AVG de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

1. Inzagerecht: je mag je gegevens inzien.
2. Recht op rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten corrigeren.
3. Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): voor zover dit niet in strijd is met de bewaarplicht.
4. Beperking van verwerking: je kunt vragen om verwerking tijdelijk te stoppen.
5. Overdraagbaarheid: je mag je gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen.
6. Bezwaar: tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Wil je een beroep doen op één van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar: info@btwbuddy.com
We reageren binnen 30 dagen na ontvangst van je verzoek.

 

9. Datalekken

Bij een (mogelijk) datalek meldt BtwBuddy dit direct aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien dat wettelijk vereist is, en informeert betrokkenen als dat nodig is volgens de AVG.

 

10. Cookies en websitegebruik

Onze website maakt alleen gebruik van functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy.
Wij gebruiken geen trackingcookies of advertentietools.
In je browser kun je cookies altijd uitschakelen of verwijderen.

 

11. Wijzigingen

BtwBuddy behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen wanneer onze werkwijze of wetgeving verandert.
De datum bovenaan deze verklaring geeft aan wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.

 

12. Contact

Heb je vragen of klachten over deze privacyverklaring of over hoe wij met jouw gegevens omgaan?
Neem dan contact met ons op via: info@btwbuddy.com